雑然とした受信トレイは悪いニュースです。重要なメールを見つけるのは難しいだけでなく、毎日メールアプリを開く動機も次第に少なくなっていきます。メッセージが混乱しないようにするにはどうすればよいですか？以下の5つの簡単な手順を使用して、Outlookの受信トレイを最適化するだけです。
受信メールを見て不安を感じたことがある場合は、この記事が役に立ちます。受信トレイを最適化するだけで、メールが山積みになるのをやめ、通知であなたを襲うことができます。メールを常に監視し、すべてをクリアするために何時間も費やす必要はありません。 Outlook for Microsoft 365のこれらの5つの簡単な手順を見て、すべてを整理してください。
注意 ：これらの機能のほとんどは、Outlook for Microsoft 365 / Office 365に適用されます。ただし、一部の機能は、Microsoftの電子メールサービスであるOutlook.comからも利用できます。
5つの簡単なステップでOutlookの受信トレイを最適化する
メールを整理する際にOutlookのプロになり、最終的には夢見ていた通知なしの受信トレイを実現する方法を見てみましょう。
1.重複するメールを削除してクリーンアップします
Outlookには、重複する電子メールを削除するための自動化ツールがあることをご存知ですか？今、あなたはそうします。この機能を使用すると、数回クリックするだけで毎日確認する必要のあるメールの数をすばやく減らすことができます。
- クリアしたい受信トレイを開きます。デフォルトのままにしてください ホームホーム タブ—リボンヘッダーインターフェイスを確認することで、現在のタブを確認できます。
- を展開します 掃除 ドロップダウンメニューから、いずれかを選択します クリーンアップフォルダ または 会話をクリーンアップする 、必要に応じて。
- 画面にプロンプトが表示されます。会話またはフォルダをクリアすることを確認し、受信トレイ内の未読メールの数がどのように減少するかを確認します。
クリーンアップ機能の優れている点は、削除されたすべてのアイテムを一定期間復元できることです。あなたはそれらを見つけることができます 削除されたアイテム Outlookウィンドウの横にあるフォルダ。
2.メール用のフォルダを作成します
受信メールをすべて1つのフォルダに入れると、混乱する可能性があります。確かに、スパムは通常、迷惑メールのカテゴリに分類されますが、それ以外はすべてあなた次第です。個人的には、いくつかの重要なフォルダを設定し、受信メールを毎日並べ替えることをお勧めします。
次の 物事を成し遂げる ®または GTD ®タスクを整理する方法論により、Outlookで生産性を簡単に向上させることができます。まず、3つの異なるフォルダを作成する必要があります。
- 受信トレイ（デフォルト） —重要なメールをデフォルトの受信トレイに残します。これらは、すぐに回答できるメッセージ、または緊急に対応する必要のあるメッセージである必要があります。
- するために —緊急でない電子メールをこのフォルダーにドラッグします。受信トレイをクリアに保ち、日中の後半にこれらのメッセージを処理することができます。
- ファローアップ —待機中の返信や延期したタスクなど、保留にしたこのフォルダにメールを移動します。
- リマインダー —一部のメールでは、返信する必要がまったくありません。いつでも簡単に振り返って見つけることができるように、それらを別のフォルダーに保管してください。
注意 ：新しいフォルダを作成するには、受信トレイフォルダをクリックして、[新しいフォルダ]を選択します。ここでは、名前を入力してEnterキーを押すだけです。
あなたは毎日あなたの電子メールをこれらのカテゴリーに分類することから始めるべきであり、そして後であなたのやることフォルダーに傾向がある時間をスケジュールするべきです。これと一貫性を保つようにしてください！あなたは一日中あなたが電子メールを受け取ることを分類し続けることができます。
必要に応じて、フォルダをさらに作成することを恐れないでください。この方法は、あなたとあなただけのためにパーソナライズする必要があります。
3.タスクビューを使用します
メールからタスクを作成できることをご存知ですか？タスクに変換したいメッセージを受け取ったら、それをOutlookのタスクリストアイコンにドラッグするだけで、タスクセットアップウィザードが表示されます。ここでは、タスクに名前や説明を付けたり、リマインダーを設定したりできます。
リマインダーを設定すると、指定した時間に会議のリマインダーと同様にタスクがポップアップ表示されます。これにより、受信メールから直接、整理された状態を保ち、タスクを簡単に作成できます。
4.受信メールを自動的にソートするルールを設定します
ルールを使用すると、電子メールメッセージを自動的に移動、フラグ付け、および応答できるため、Outlookの操作がはるかに簡単になります。ルールを使用して、サウンドを再生したり、メッセージをフォルダーに移動したり、新しいアイテムのアラートを自動的に表示したりすることもできます。
私は個人的に、特定の送信者から、または件名に特定のキーワードを含むアイテムを別のフォルダーに移動する機能が最も便利なルールだと思っています。これは、特定の基準が満たされた場合、電子メールに触れることなく、指定された受信ボックスに移動されることを意味します。
Outlookでルールを設定する方法の基本的なガイドは次のとおりです。
- 受信トレイまたは別の電子メールフォルダ内のメッセージを右クリックして、 ルール 。
- オプションの1つを選択します。その他のオプションを表示するには、 ルールを作成する 。
- の中に ルールを作成する ダイアログボックスで、最初の3つのチェックボックスから1つ以上を選択します。
- の中に 以下をせよ セクションで、ルールでメッセージをフォルダに移動する場合は、 アイテムをフォルダに移動します ボックス。
- から宛先フォルダを選択します フォルダーを選択 ポップアップするダイアログをクリックしてから OK 。
- クリック OK ルールを保存するためにもう一度。
5.カテゴリを活用する
電子メールを色分けすると、Outlookで関連するアイテムを簡単に識別してグループ化するのに役立ちます。デフォルトのカテゴリのセットから選択するか、独自のカテゴリを作成して、Outlookの電子メールにカテゴリを割り当てることができます。
閲覧ウィンドウまたは開いているメッセージからカラーカテゴリを割り当てるには、[ 分類する から タグ リボンのグループを作成し、リストからカテゴリを選択します。
最終的な考え
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