従業員に在宅勤務をさせることは、COVID-19パンデミック時の社会的距離をより効果的にするための優れた方法です。リモートに移行することで、当面はコストを削減することもできます。これは、予算の限られた企業にとって不可欠です。大企業はこれを最初から理解していますが、中小企業は成功するリモートシステムをセットアップするのに苦労するかもしれません。
私たちは助けるためにここにいます 移行を可能な限りシームレスにします。
この記事では、効果的なリモート環境を構築するために中小企業が必要とするすべての重要なツールのリストに焦点を当てています。チェックリストは、中小企業がリモートに移動し、その間効果を維持するために必要なツールと手順で構成されています。
1.必要なすべてのハードウェアを入手する
リモートでの作業を開始するには、すべての従業員がWebサイトにアクセスし、ドキュメントを共有して作業し、会社の他のメンバーとのコミュニケーションを確立するためのハードウェアが必要です。ほとんどの場合、これは会社所有の機器または個人用機器のいずれかを意味します。
会社が所有しているのか、個人のデバイスが会社の好みに応じているのかにかかわらず、各従業員は1台のラップトップまたはPCを持って作業する必要があります。従業員に、より専門的で安全な体験を提供し、予算を確保したい場合は、会社のデバイスを配布することをお勧めします。制限を設定し、アクティビティを監視し、従業員が個人的な生活と仕事上の生活を簡単に分離できるようにすることができます。
すべての従業員が自分の分野で作業するのに適したデバイスを持っていることを確認してください。たとえば、グラフィックデザイナーは、リソースを大量に消費するアプリケーションを処理するためのコンピューターを必要としますが、ライターは、それほど強力ではない機器で対応できます。
あなたの会社が労働者に機器を配っている場合は、どのデバイスとそれがどこに行くのかを追跡するようにしてください。デバイスのシリアル番号、従業員の名前、署名、デバイスモデルなどの情報を含むスプレッドシートを設定することをお勧めします。これにより、デバイスが混同されたり紛失したりすることがなくなります。
2.VPNサービスでセキュリティを強化する
VPNは、Virtual PrivateNetworkの頭字語です。つまり、VPNは、コンピューターを非ローカルネットワークに接続し、外部から隠された安全な接続を提供する仮想ケーブルです。これは、機密情報を公開する可能性のあるリスクを軽減するため、リモートワーカーにとって非常に便利なサービスです。
VPNを使用する他の多くの利点には、従業員の国または地域でブロックされているWebサイトへのアクセス、ISPからのプライバシーの強化、ハッカーからの保護、プライベートな直接ルートを使用したサーバーへのインターネット接続の改善などがあります。
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攻撃者が特定の弱点を利用して暗号化プロトコルを悪用しようとするため、VPNには独自の脆弱性があります。ただし、攻撃者がVPNを追跡するにはより多くの時間とリソースが必要になるため、従業員はVPNを使用しても安全であり、標的となる可能性は低くなります。
VPNに関する推奨事項は次のとおりです。 NordVPN 、 ExpressVPN 、および CyberGhost 。これらのサービスはすべて、迅速で使いやすく、中小企業にとって手頃な価格です。
3.時間を追跡します
従業員がオフィスにいるときのように直接働いているかどうかを確認することはできないため、従業員がいつ仮想的に出勤しているかを確認できる必要があります。いつでも簡単に書き留めて送信するように依頼できますが、これは効率的ではなく、従業員に多くの空きスペースを残します。
より正確で効率的な方法は、仮想タイムトラッカーを使用することです。これにより、従業員が仕事を開始または停止するとすぐに最新の状態に保たれます。これらのツールにあるその他の便利な機能を使用すると、従業員がクロックインしたIPアドレスを確認できます。これにより、従業員が自宅にいることを確認できます。
従業員が何時間働いたかを判断するために、ログ記録時間も必要です。正確なレポートが必要なため、時給に基づいて人に支払う場合、これは非常に重要です。これをコンピュータ監視ツールと組み合わせると、従業員がシステムをだまそうとしないようにすることができます。
これらの目的のために、によって提供されるツールを組み込むことを強くお勧めします iSolved 、および トグル 応用。
4.効果的なコミュニケーションツールを使用する
在宅勤務に移行するときは、電話で話すだけでは不十分です。従業員に遅れずについていき、質問に答えて質問し、ファイルを共有し、進行中の各プロジェクトについて定期的にチェックするために、さまざまなコミュニケーションツールを利用する必要があります。幸いなことに、さまざまなグループの人々にアピールするソリューションがたくさんあり、そこから選択することができます。
ここに私たちの推奨事項のいくつかがあります：
- 不和 ：Discordは、若い視聴者にとって最も魅力的なアプリケーションとして始まりましたが、コミュニケーションの目的で最も使用されるソフトウェアの1つに成長しました。 Discordは、1対1、グループ、および専用サーバーでチャットする機能を備えており、ビジネスで必要となる可能性のあるすべての通信ニーズに対応します。最良の部分は、それがすべて無料であるということです。
- スラック ：より専門的なソリューションが必要な場合は、Slackがお手伝いします。これにより、従業員を集めて、チャット、アナウンス、更新、および作業のためのさまざまなチャネルを設定できます。他のコミュニケーションソリューションとの違いは、Dropbox、Outlook Calendar、Salesforce、JiraCloudなどのビジネスツールとの専門的な統合です。
- Microsoft Teams ：あなたの会社はWordやExcelなどのOffice製品を扱っていますか？コミュニケーションのためのオールインワンソリューションは、MicrosoftTeamsでなければなりません。それはあなたがあなたの会社の仮想バージョンをセットアップすることを可能にし、そしてあなたが対面活動を遠隔にするために必要なすべてのツールをあなたに与える。チャット、ビデオハングアウトの開始、会議の開催、Officeアプリケーションとの統合により、プロジェクトのコラボレーションと共有が可能になります。
- ズーム ：会議を重視する企業にとって、Zoomは、数百マイル離れた場所にいる従業員と顔を合わせてつながるための最良の方法です。多数の参加者を収容できる高品質の通話をお楽しみください。
5.従業員とのコラボレーション
他の人と単にコミュニケーションをとることは非常に協力的ですが、リアルタイムのコラボレーション用に設計されたスイートを利用することで、いつでもこれを強化できます。これを音声通話またはビデオ通話と組み合わせて、他の従業員と一緒に作業する効果をさらに高めます。
推奨事項は次のとおりです。
.pagesを開く方法
- Office 365 （現在は Microsoft 365 ）：おそらく今日利用できる最も人気のあるアプリケーションスイートであるMicrosoft 365は、大規模なプロジェクトで共同作業をしたい労働者にとって優れたソリューションです。エッセイの作成、スプレッドシートの作成、データの管理、さらにはグラフィックの作成を行うためのツールを使用すると、さまざまなプロジェクトで簡単に共同作業を行うことができます。
- Gスイート ：GoogleのG Suiteをコラボレーションの素晴らしい選択肢にしているのは、その可用性です。コラボレーティブを取得するために必要なのは、コンピューターとブラウザーだけです。インストールは必要ありません。 Googleドライブを介したストレージとファイル共有を完備した、ドキュメント、スプレッドシート、さらにはプレゼンテーションを同僚と一緒に作業します。
- 私は働く ：このスイートはMacユーザーのみが利用できますが、投資を検討するのに最適なツールです。合理化されたツールを使用して美しいドキュメントを作成し、不要な詳細を気にすることなく同僚と共同作業を行います。
私たちは この記事の助け 、リモートでビジネスを成功させるために何をする必要があり、取得する必要があるかについての洞察を得ることができました。幸運を祈り、自宅の快適さから安全に仕事をする機会を得られることを願っています。
