「データベース」という言葉が飛び交うのを聞いたことがあるでしょう。データベースは、ユーザーがデータを整理、表示、検索、取得、および収集するのに役立つ情報の大規模なコレクションです。データベースがある場合は、データベースを処理して最大限に活用するための適切なツールとアプリケーションが必要です。特にチーム環境で作業し、他の人（ユーザー、開発者、レビュー担当者など）とデータを共有する必要がある人にとって、完璧なソリューションは次のとおりです。 Microsoft Access、 アクセスチートシートを使用すると、すぐにプロになります。
Accessの機能とツールを使用して、作業を簡単にします。情報を整理するのが得意だと思うなら、Accessはあなたを驚かせようとしています。 Accessでファイルを作成する場合、基本的にはデータベースのさまざまな部分を含むファイルを作成します。次に、データベースをさまざまな関連部分に分割して、管理を簡単かつ迅速に保つことができます。これらの要素は、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどと呼ばれます。
これらのさまざまな要素をすべて定義したら、すべてを整理された方法で保持できます。これにより、情報を明確に共有および提供し、プロジェクト全体を1つのファイルに構築することができます。目的が何であれ、Accessは、情報を明確、安全、整理された状態に保つために、あなたやあなたのビジネスを支援することができます。
このチートシートは、新世代のAccessがどのように機能するかを人々に紹介することを目的としています。このような機能満載のアプリケーションを習得するのに時間がかかるのは当然のことです。ここでは、Accessをすぐに使い始めるためのヒントやコツを紹介します。また、Accessのベテランの場合は、記憶を更新します。
- ヒント：友人、同僚、または従業員がMicrosoft Accessについて詳しく知る必要がある場合は、恥ずかしがらずにこの記事を共有してください。知識は力であり、あなたは他の人が共有することによって学ぶのを助ける能力を持っています。
MicrosoftAccessリボンをナビゲートする方法
私たちが使用しているインターフェースは、新しいユーザーを混乱させる可能性があります。これは、Access2016に基づくAccessの基本的なインターフェイスに関する小さなインフォグラフィックです。さまざまな要素が何であるかについて混乱している場合でも、心配する必要はありません。リボン、データテーブル、オブジェクトなどについては、この記事の後半で詳しく説明します。読み続けてください！
幸いなことに、Officeアプリケーションをしばらく使用している人にとって、Accessのインターフェイスは思ったほど馴染みがありません。リボン、Tell Meバー、クイックアクセスツールバーなどの親友はすべてあなたを助けてくれますが、Accessのデータ部分はクリーンで読みやすいままです。
リボンインターフェイスの概要
リボンは、長年にわたってAccessなどのOfficeスイートアプリケーションの主要な部分を占めてきました。これはOffice2007で最初に導入され、より簡単なナビゲーションを念頭に置いて設計されました。リボンでサブメニューの複数の層を持つ昔ながらのメニューを使用する必要はありません。
非常に視覚的なインターフェースは、あなたが知っていて大好きなツールをすばやく見つけるのに役立ちます。リボンは、Accessでナビゲートする主な方法であり、テキストのフォーマット、要素の挿入、関数の実装、データベースの微調整などの機会を開きます。
以前のバージョンのAccessとは異なり、Access2016やAccess2019などの新しいリリースのリボンは、画面がすっきりして作業の邪魔にならないように、よりフラットでコンパクトなデザインになっています。このミニマリストインターフェイスにより、Accessは、競合他社とは一線を画すモダンでスタイリッシュな外観になります。
ツールと機能の場所は以前のバージョンとほぼ同じであるため、お気に入りのコマンドを見つけるのに問題はありません。苦労している場合は、新しい「教えて」機能を使用してください。
テルミーバーでより速く作業する
「やりたいことを教えて」または単に「教えて」機能は、リボン内の正確な位置がわからなくても、ツールを手の届くところに置くことを目的としています。これは、ほとんどのOffice 2016アプリケーションに最初に追加され、Office2019でも使用されました。リボンの最後のタブのすぐ横をクリックするか、を押すと使用できます。 Alt + Q キーボードのキー。この機能を使用すると、入力できることに気付くでしょう。これは、Accessに何をしたいかを伝えることができるときです。
エントリに基づいて、Accessは探しているものに関連するツールを提案します。たとえば、次のように入力すると プロパティシート [教えてください]バーには、プロパティシートを作成または変更できるオプションが自動的に表示され、他のシート関連ツールも提案されます。
自分がAccessの第一人者だと思っていても、TellMe機能を使用すると作業をスピードアップできます。機能をもう一度見つけるために、リボンを調べたり、オンラインで検索したりする必要はありません。
舞台裏のエリアに慣れてください
Access（およびその他のOfficeアプリケーション）の[ファイル]メニューをクリックすると、Microsoftが「舞台裏」と呼んでいるエリアに移動します。ここでは、リボンにコマンドが並んだタブが表示される代わりに、情報の全ページビューと、ファイルを開いて保存するためのさまざまな基本タスク、印刷、およびその他の共有オプションが表示されます。
さらに、[ファイル]メニューを使用して、現在開いているファイルに関する情報を表示できます。これは、作成時刻、最終変更時刻、所有者、ファイルサイズなどを確認することを意味します。コンパクト＆リペア機能を使用したり、ファイルの所有者としてパスワード保護を追加したりすることもできます。
Accessでデータベースオブジェクトを定義する
基本的なインターフェイスが完成したので、次にAccess内で作業するデータベースオブジェクトについて理解します。これらのオブジェクトは、プロジェクトの構成を開始すると、左側のナビゲーションペインに表示されます。リボンの[作成]タブからオブジェクトを作成し、将来いつでもオブジェクトを変更して、データベースの変更に適応させることができます。オブジェクトオプションの概要を簡単に見てみましょう。
- テーブルは、関連データを行（レコード）と列（フィールド）に格納します。これらはExcelのセルと同様に機能し、プロジェクトの大部分を占める可能性があります。
- クエリは、テーブルに保存されているデータを表示、計算、並べ替え、フィルタリング、変更、および調査します。
- フォームは、新しいデータを簡単に入力したり、テーブル内の既存のデータを表示したりできるカスタム画面です。
- レポートには、テーブルまたはクエリのデータが印刷された形式で表示されるため、エラーの確認と確認に最適です。
- マクロは反復的なタスクを自動化することができます。ボタンをクリックするか、マクロに割り当てられたショートカットキーを押すと、マクロを実行できます。
- モジュールはプロシージャのグループであり、Visual Basic言語で記述されており、タスクの自動化にも使用されます。
フィールドデータ型
Accessのフィールドを操作する方法はたくさんあり、さまざまなプロジェクトを簡単に処理できます。たとえば、フィールドをテキストではなく数値として定義すると、Accessはそのフィールドを使用して計算を実行できます。
これがの簡単な要約です さまざまなデータ型 あなたが入ることができ、彼らの行動：
- 短いテキスト：最大255文字のテキストや数字を格納します。
- 長いテキスト：最大64,000文字のテキストを格納します。
- 数値：数値を格納し、データセルを使用して計算を実行できるようにします。
- 日付/時刻：日付や時刻を保存します。
- 通貨：実世界の通貨を表す数値と記号を格納します。
- 自動番号：各レコードに一意の番号を自動的に割り当てます。
- はい/いいえ：はいまたはいいえの値を格納します。
- OLEオブジェクト：Excelスプレッドシート、Word文書、PowerPointグラフィックなどの他のアプリケーションで作成されたオブジェクトを格納します。
- ハイパーリンク：クリックしてネットワーク上のWebサイトまたはファイルを開くことができるリンクを格納します。
- 添付ファイル：ファイルまたは画像をデータベースに添付できます。
- 大きい数値：金銭以外の数値を格納します。 （Access 2019でのみ使用可能です。）
テンプレートから始める
空のドキュメントに脅迫されていませんか？ Accessを使用すると、開始に役立つテンプレートの膨大なライブラリがアプリケーションにすでに組み込まれています。これにより、あらゆる規模のプロジェクトで作業する際の大きなクイックスタートが可能になります。提供されている各カテゴリには複数のテンプレートがあります。つまり、新しいドキュメントを作成するたびに、さまざまなテンプレートを利用できます。テンプレートを選択した後でも、後でデータベースを完全に編集してカスタマイズするための多くのオプションがあります。
常にデータベースをバックアップしてください
これは、Accessのベテランにとってもヒントです。常に、つまり、データベースのバックアップを定期的に作成します。予期しない状況が原因で、将来ファイルに何が起こるかはわかりません。クラウドまたは別のコンピューターからすぐに利用できるバックアップがあると、命の恩人になる可能性があります。
誰もが知っておくべき便利なアクセスショートカット
このチートシートを終了するために、作業をスピードアップするために使用できる最も役立つAccessキーボードショートカットをいくつか含めることにしました。
- を押すと、新しいデータベースをすばやく作成できます Ctrl + N 。
- データシートまたはフォームに新しいレコードを追加するには、を押します。 Ctrl +プラス記号 キーボードの（+）。
- Zキーを押すと、ページをズームインおよびズームアウトできます。
- ナビゲーションペインを次のように切り替えます F11 。
- [検索]タブを開いて、データシートまたはフォームを検索します。 Ctrl + F 。
- あなたはすぐにあなたのデータベースを保存することができます Ctrl + S 。
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